Privacyverklaring Indiville

Indiville en mijn privacy

Indiville is een marktonderzoeksbureau uit Leuven. We bevragen burgers en consumenten in opdracht van overheden en bedrijven.

We houden ons niet alleen aan de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), maar vinden het ook erg belangrijk dat u als respondent op ons kunt vertrouwen. Via onze enquêtes verzamelen we vaak ook gevoelige of persoonlijke informatie. Daarom leggen we graag kort uit wat we wel en niet doen.

We verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend op basis van uw expliciete toestemming. U weet dus steeds precies welke gegevens u met ons deelt.
We geven geen persoonsgegevens door aan onze opdrachtgevers, behalve in uitzonderlijke gevallen. In dat geval informeren we u daar vooraf duidelijk over. Omdat onze opdrachtgevers doorgaans alleen anonieme gegevens ontvangen, kunt u bij ons terecht als u uw privacyrechten wilt uitoefenen, zoals inzage of correctie.
Onze onderzoeken zijn nooit een verkapte vorm van marketing. Aan het einde van een onderzoek kunnen we u wél apart om toestemming vragen om deel te nemen aan het respondentenpanel van het bedrijf Bpact.
We benaderen geen kinderen jonger dan 16 jaar.

We vinden het belangrijk om helder te communiceren over wat we met persoonsgegevens doen. Daarom vindt u hieronder een reeks veelgestelde vragen waarin we onder meer uitleggen hoe we omgaan met uw privacy als u ons contactgegevens bezorgt als zakelijke klant. Ook lichten we toe wat er gebeurt in de uitzonderlijke situatie waarin we samen met één of meerdere organisaties verantwoordelijk zijn voor een onderzoek.

Wie is Indiville?

Indiville BV is een Belgisch marktonderzoeksbureau, gevestigd in de Maria Theresiastraat 123, 3000 Leuven. Het bureau werd opgericht in 2014 en bevraagt burgers en consumenten op vraag van zijn klanten.

Het klantenbestand van Indiville bestaat uit overheden en bedrijven die geïnteresseerd zijn in de mening van het brede publiek of hun eigen klanten. Door deze meningen te verzamelen, kunnen zij hun producten en diensten beter afstemmen op de behoeften en verwachtingen van hun doelgroep.

Indiville is lid van Febelmar, de Belgische federatie van marktonderzoeksbureaus, en conformeert zich aan de gedragscode van Esomar, de internationale vereniging voor marktonderzoek.

Indiville verwerkt persoonsgegevens van burgers en consumenten (hierna ‘respondenten’ genoemd). Daarnaast verwerkt het ook persoonsgegevens van zijn eigen zakelijke klanten (hierna ‘Indiville-klanten’) en van zijn medewerkers, inclusief tijdelijke krachten en adviseurs.

In het kader van haar onderzoeksactiviteiten treedt Indiville op als verwerker voor haar opdrachtgevers. De opdrachtgever bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt.

Wat zijn persoonsgegevens en hoe worden ze door Indiville verzameld?

Een persoonsgegeven is alle informatie die direct over iemand gaat of naar een persoon te herleiden is. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn namen, geboortedata, adressen, telefoonnummers, IP-adressen en e-mailadressen.

Wij verzamelen de persoonsgegevens die u als respondent zelf aan ons geeft, bijvoorbeeld wanneer u contactgegevens en antwoorden op enquêtevragen verstrekt via telefoon, brief of onze website. Daarnaast verzamelen we automatisch gegevens zoals uw IP-adres, informatie over uw apparaat en besturingssysteem, de laatst bezochte website en de datum en het tijdstip van uw bezoek. Dit kunnen ook bijzondere persoonsgegevens zijn, indien de opdrachtgever daarom vraagt. Volgens de AVG is het in principe verboden om bijzondere persoonsgegevens te verwerken, tenzij er een specifieke wettelijke uitzondering van toepassing is. In veel gevallen is dat uw ‘uitdrukkelijke’ toestemming.

We verzamelen ook persoonsgegevens via cookies. We verzamelen geen gegevens over u via derde partijen.

Jongeren onder de 16 jaar worden niet rechtstreeks door Indiville benaderd om deel te nemen aan onderzoek. Gaat het om een onderzoek dat zich specifiek richt op jongeren of kinderen onder de 16, dan gebeurt de benadering altijd via hun ouders of verzorgers.

Bent u een zakelijke klant? Dan verzamelen we niet alleen uw naam en e-mailadres als contactpersoon, maar ook de naam, het adres en het registratienummer van de organisatie waarvoor u werkt, evenals betalingsgegevens en eventuele correspondentie.

Wanneer u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief, verzamelen we ook de datum en het tijdstip van uw inschrijving. Zo kunnen we aantonen dat u toestemming hebt gegeven.

Wat zijn cookies en hoe worden ze door Indiville gebruikt?

Een “cookie” is een pakketje informatie dat door een webserver naar uw browser wordt gestuurd en vervolgens wordt opgeslagen op de harde schijf van uw computer. Cookies kunnen worden gebruikt om gebruikers te herkennen en bepaalde procedures te vergemakkelijken. U kunt cookies op elk moment weigeren door de instellingen van uw browser aan te passen. Indiville maakt gebruik van functionele en analytische cookies.

Functionele cookies zorgen ervoor dat u onze website of een platform dat in het kader van een onderzoek wordt gebruikt, correct kunt gebruiken. Ze voorkomen bijvoorbeeld dat u telkens opnieuw moet inloggen, onthouden uw zoektermen, en zorgen ervoor dat u onze websites niet steeds in een andere taal te zien krijgt. Deze cookies kunnen ook worden ingezet om te vermijden dat respondenten een enquête meer dan één keer invullen, of om ervoor te zorgen dat u een enquête kunt pauzeren en later verder invullen.

Analytische cookies helpen ons om onze website gebruiksvriendelijker te maken. Ze geven ons inzicht in welke pagina’s u bezoekt, hoe lang u er blijft, waarop u klikt, en of u de recentste versie van uw internetbrowser gebruikt om onze website(s) te raadplegen.

We hebben een verwerkersovereenkomst afgesloten met Google voor het gebruik van Google Analytics, zodat de privacy-impact maximaal wordt beperkt.

Voor respondenten: Wat doen we met uw gegevens als wij verwerker zijn?

Als onderzoeksbureau verwerken wij uw persoonsgegevens bij het analyseren en synthetiseren van meningen binnen een bepaalde studie. We werken in opdracht van onze klanten, telkens met een specifieke doelstelling voor ogen.

Vaak hebben onze opdrachtgevers uw contactgegevens aan ons doorgegeven en gevraagd u uit te nodigen om een enquête in te vullen. Zij baseren dit gebruik van uw persoonsgegevens op een van de volgende wettelijke grondslagen: uw specifieke toestemming of de noodzaak voor de naleving van hun gerechtvaardigd belang.

Wij gebruiken uw persoonsgegevens bij de verwerking van uw antwoorden uitsluitend voor statistische doeleinden. Bijvoorbeeld om te onderzoeken of jongeren anders denken dan ouderen, of om te analyseren of er verschillen zijn tussen inwoners van steden en mensen die daarbuiten wonen.

We verzamelen nooit meer gegevens dan nodig is voor het doel van het onderzoek. Uw gegevens worden niet langer in identificeerbare vorm bewaard dan strikt noodzakelijk voor de uitvoering van het onderzoek voor elke opdrachtgever (maximaal 6 maanden).

Wij rapporteren nooit over u als individu met identificeerbare gegevens, tenzij u daar expliciet toestemming voor heeft gegeven. Uw persoonsgegevens worden ook nooit gedeeld met derden, tenzij u daar uitdrukkelijk mee heeft ingestemd (bijvoorbeeld als u toestemming geeft om deel te nemen aan een groepsgesprek).

Na oplevering van het onderzoek bezorgen wij onze klant een geaggregeerd onderzoeksrapport én de geanonimiseerde ruwe data. Bij het anonimiseren verwijderen we alle informatie die kan leiden tot directe of indirecte identificatie van u als persoon. We houden daarbij ook rekening met de omvang van de onderzochte groep: als een groep te klein is en herleidbaarheid mogelijk zou zijn, verstrekken wij de ruwe data niet.

Wanneer we u namens een opdrachtgever uitnodigen voor onderzoek, informeren we u – tenzij dit strijdig is met de doelstelling van het onderzoek – over het doel van de studie. Indien mogelijk vermelden we ook de opdrachtgever.

Bij onderzoeken naar bijvoorbeeld naambekendheid kan het vooraf vermelden van de opdrachtgever echter de kwaliteit van het onderzoek beïnvloeden. In dat geval kunt u op eenvoudig verzoek bij ons navragen wie de opdrachtgever is. Zo kunt u ook bij hen verifiëren of zij gerechtigd waren om uw gegevens met ons te delen.

Deelname aan onderzoeken van onze opdrachtgevers is volledig vrijwillig. U beslist zelf of u meedoet.
De verwerking van uw antwoorden – in de vorm van statistieken of, indien u daarvoor kiest, met persoonsgegevens – gebeurt uitsluitend op basis van uw expliciete toestemming.

Voor respondenten: Wat doen we met uw gegevens als wij (gezamenlijke) verantwoordelijke zijn?

In uitzonderlijke gevallen zijn wij samen met één of meerdere organisaties gezamenlijk verantwoordelijk voor het verzamelen van antwoorden op enquêtes. Als dat het geval is, maken we dit vooraf duidelijk kenbaar. In zulke situaties kan het voorkomen dat persoonsgegevens gedeeld worden met de andere gezamenlijke verantwoordelijken. Uiteraard gebeurt dit enkel wanneer dat nodig is voor het uitvoeren van het onderzoek en met inachtneming van de geldende privacywetgeving.

Voor(zakelijke) klanten: Wat doen we met uw gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens ook voor onze eigen marketingdoeleinden. Onder deze marketingactiviteiten vallen onder meer commerciële en informatieve e-mails, zoals nieuwsbrieven, whitepapers, uitnodigingen voor door ons georganiseerde events, en informatie over producten en diensten die wij aanbieden en die voor u relevant kunnen zijn.

Bij het verzamelen van uw gegevens vragen wij expliciet uw toestemming voor dit gebruik. We verzamelen deze gegevens rechtstreeks bij u, als betrokkene, en ontvangen ze niet van derden. Uw gegevens worden bewaard en gebruikt voor bovenstaande doeleinden zolang u daarvoor toestemming geeft. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken via de uitschrijfmogelijkheid in onze e-mails.

Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken in het kader van de uitvoering van een overeenkomst. Wanneer het bedrijf waarvoor u werkt producten of diensten bij ons afneemt en u daarbij een betrokken partij bent, is de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk om deze producten of diensten correct te kunnen leveren.

Delen van uw gegevens met andere partijen

Wij doen een beroep op externe dienstverleners, vertegenwoordigers of contractanten om namens Indiville bepaalde diensten te verlenen. Dit kan in het kader zijn van uw deelname aan onderzoeken, bevragingen of participatieprojecten die we zelf organiseren of uitvoeren in opdracht van derden. Dit omvat ook het aanbieden van onze website en de bijbehorende diensten.

Bij het uitvoeren van deze taken kan het voorkomen dat deze externe partijen toegang krijgen tot uw persoonsgegevens, of dat zij deze gegevens moeten verwerken.

Wij sluiten met deze partijen steeds een schriftelijke overeenkomst af waarin we expliciet eisen dat zij zich houden aan alle toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en de geldende beveiligingsvereisten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

Verwerking van uw gegevens in/buiten de EU

Wanneer wij persoonsgegevens laten verwerken door (sub)verwerkers, geven wij de voorkeur aan dienstverleners die gegevens binnen de Europese Unie verwerken.

Als we toch gebruikmaken van diensten van bedrijven buiten de EU, zoals Amerikaanse bedrijven, zorgen we ervoor dat er passende waarborgen zijn voor de bescherming van uw gegevens. Dit kan bijvoorbeeld via de toepassing van de standaardcontractbepalingen (SCC’s) van de Europese Commissie of wanneer het bedrijf is aangesloten bij een adequaatheidsbesluit van de EU.

Beveiligingsmaatregelen

Wij hebben uitgebreide technische en organisatorische maatregelen genomen om onrechtmatig gebruik van persoonsgegevens te voorkomen. Uw antwoorden en persoonlijke gegevens worden uitsluitend gebruikt voor onderzoeksdoeleinden, en dus niet om u iets te verkopen of toe te sturen. Na afloop van het onderzoek worden uw persoonsgegevens zo snel mogelijk verwijderd, en in elk geval uiterlijk binnen zes maanden.

Onze medewerkers – inclusief tijdelijke arbeidskrachten en adviseurs – ondertekenen een afzonderlijke geheimhoudingsverklaring. Daarnaast hanteren wij een degelijk informatiebeveiligingsbeleid, en controleren we actief op de naleving ervan.

Toch moet worden opgemerkt dat geen enkele gegevensoverdracht via het internet 100% veilig kan worden gegarandeerd. Hoewel wij alles in het werk stellen om uw persoonsgegevens te beschermen, kan Indiville de veiligheid van informatie die u via onze online toepassingen naar ons verzendt, niet volledig garanderen. U doet dit dus op eigen risico. Zodra wij uw gegevens ontvangen, nemen wij alle redelijke maatregelen om de veiligheid ervan binnen onze systemen te waarborgen.

Bewaartermijnen

Als verwerker bewaren wij de ruwe data van respondenten maximaal zes maanden na de oplevering van het onderzoeksrapport aan de opdrachtgever, of korter indien de opdrachtgever dat expliciet vraagt.

Als verwerkingsverantwoordelijke voor de contactgegevens van zakelijke klanten bewaren wij deze gegevens tot twee jaar nadat u een dienst bij ons hebt afgenomen. Elk jaar ontvangt u van ons een herinnering dat u in ons klantenbestand staat, zodat we uw contactgegevens up-to-date kunnen houden.

Contracten bewaren wij tot vijf jaar na beëindiging van de overeenkomst, met het oog op mogelijke civielrechtelijke geschillen. Voor fiscale doeleinden bewaren wij onze betaaladministratie gedurende zeven jaar na de laatste voldane betaling.

Uw privacyrechten

Als respondent kunt u een verzoek indienen om gebruik te maken van uw privacyrechten zoals voorzien in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wij behandelen uw verzoek uiterlijk binnen één maand na ontvangst.

U kunt een verzoek indienen met betrekking tot de volgende rechten:

Recht op inzage
Recht op rectificatie (correctie)
Recht op gegevenswissing (verwijdering)
Recht op beperking van de verwerking
Recht op overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit)
Recht van bezwaar
Recht om uw toestemming in te trekken

U kunt uw verzoek richten aan: privacy@indiville.be.

In bepaalde gevallen kan het voorkomen dat wij uw verzoek niet kunnen inwilligen. Als dat zo is, lichten wij u steeds helder en gemotiveerd toe waarom dat het geval is.

Klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit

Bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw privacy omgaan? Dan kunt u ook een klacht indienen via de Gegevensbeschermingsautoriteit, bereikbaar via: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

Aanpassingen aan de privacyverklaring

Wij kunnen onze privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. Als we de doeleinden van de verwerking ingrijpend willen wijzigen, en de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, zullen we u eerst opnieuw om toestemming vragen voor die nieuwe doeleinden. De oude versie van onze privacy verklaring is hier te vinden.

Identiteit en contact

Wanneer u vragen heeft over uw privacy kunt u contact met ons opnemen via het e-mailadres privacy@indiville.be. Onze DPO (Data Protection Officer) neemt dan contact met u op.