Déclaration de vie privée Indiville
Indiville et ma vie privée
Indiville est un bureau d’études de marché basé à Louvain. Nous interrogeons les citoyens et les consommateurs à la demande de nos donneurs d’ordre. Il s’agit aussi bien des pouvoirs publics que d’entreprises.
Non seulement nous nous conformons aux règles du Règlement Général sur la Protection des Données, mais il est aussi très important pour nous qu’en tant que répondant, vous puissiez nous faire confiance. Nos enquêtes nous amènent à collecter de nombreuses données à caractère personnel, dont certaines intimes, vous concernant. Raison pour laquelle nous souhaitons vous expliquer brièvement ce que nous faisons et ce que nous ne faisons pas.
- Nous ne traitons vos données à caractère personnel qu’avec votre consentement explicite. Vous savez donc précisément quelles données vous nous communiquez.
- Nous ne communiquons aucune donnée à caractère personnel à nos donneurs d’ordre, sauf dans certains cas exceptionnels. Mais dans ce cas, nous vous en informons clairement. Comme nos donneurs d’ordre ne reçoivent habituellement que des données anonymisées, c’est à nous que vous pouvez vous adresser si vous souhaitez exercer vos droits relatifs à la vie privée, tels que le droit d’accès et le droit de rectification.
- Nos études de marché ne sont pas une forme déguisée de marketing. À la fin d’une enquête, nous pouvons toutefois vous demander votre autorisation distincte pour participer à un panel de répondants de la société Bpact.
- Nous ne nous adressons pas aux enfants de moins de 16 ans.
Nous souhaitons aussi vous préciser ce que nous faisons avec les données à caractère personnel. Vous le saurez en lisant les questions et réponses ci-dessous. Vous y trouverez aussi les informations sur la façon dont nous traitons votre vie privée si vous nous communiquez des données de contact en tant que client professionnel. Et nous y expliquons la façon dont nous traitons vos données à caractère personnel dans la situation exceptionnelle où nous partageons la responsabilité d’une enquête avec un ou plusieurs autres organismes.
Qui est Indiville ?
Indiville CVBA est un bureau belge d’études de marché établi à 3000 Louvain, Maria Theresiastraat 123. Indiville a été créé en 2014 ; il interroge les citoyens et les consommateurs à la demande de ses clients. Le fichier clients d’Indiville se compose de pouvoirs publics et d’entreprises désireux de connaître l’avis du grand public ou de leurs clients. Le fait de sonder l’avis des consommateurs ou des citoyens permet aux clients d’Indiville de mieux faire correspondre leurs produits et services aux souhaits et aux besoins de leur public cible. Indiville est membre la fédération belge des bureaux d’études de marché (Febelmar) et se conforme au code de conduite de l’association internationale des professionnels des études de marché, Esomar. Indiville traite les données à caractère personnel des citoyens et des consommateurs (ci-après dénommés ‘les répondants’). En outre, Indiville traite aussi les données à caractère personnel de ses (propres) clients (professionnels) (ci-après dénommés ‘les clients d’Indiville’) et de ses collaborateurs (y compris les intérimaires et les conseillers).
Indiville agit en tant que sous-traitant pour ses donneurs d’ordre. Ce sont les donneurs d’ordre qui déterminent quelles données à caractère personnel Indiville est amené à traiter.
Qu’entend-on par données à caractère personnel et comment Indiville les collecte-t-il ?
Une donnée à caractère personnel est toute information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique. Des exemples de données à caractère personnel sont le nom, la date de naissance, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse IP et l’adresse e-mail.
Nous collectons les données à caractère personnel que vous nous communiquez en tant que répondant, lorsque vous nous transmettez vos données de contact et que vous répondez aux questions de l’enquête par téléphone, par courrier ou via notre site internet. Par ailleurs, nous collectons aussi automatiquement votre adresse IP, les données de votre appareil et de votre système d’exploitation, le dernier site internet que vous avez visité ainsi que la date et l’heure de votre visite. Il peut aussi s’agir de données à caractère personnel spécifiques si le donneur d’ordre le demande. Le RGPD stipule qu’il est légalement interdit de traiter des données à caractère personnel spécifiques, à moins que l’organisme ne puisse se prévaloir d’une exception spécifique. Dans de nombreux cas, il s’agit de votre consentement ‘explicite’.
Nous collectons aussi des données à caractère personnel au moyen de cookies. Nous ne collectons pas de données vous concernant, provenant de tierces parties.
Les jeunes de moins de 16 ans ne sont pas approchés directement par Indiville pour participer à une enquête. Si une enquête s’adresse spécifiquement aux jeunes ou aux enfants de moins de 16 ans, nous les approchons par le biais de leurs parents ou de leur tuteur.
Si vous êtes un client professionnel, nous collectons non seulement votre nom et votre adresse e-mail en tant que personne de contact, mais aussi le nom, l’adresse et le numéro d’enregistrement de l’organisation pour laquelle vous travaillez, ses coordonnées de paiement et sa correspondance éventuelle.
Si vous vous inscrivez à notre bulletin d’information, nous collectons aussi la date et l’heure de la confirmation de votre inscription. Ceci nous permet de prouver que vous nous avez donné votre autorisation.
Que sont les cookies et comment Indiville les utilise-t-il ?
Un “cookie” est un petit fichier qui est envoyé par un serveur vers votre navigateur pour être enregistré sur le disque dur de votre ordinateur. Les cookies peuvent être utilisés pour identifier des utilisateurs et ainsi faciliter certaines procédures. Vous pouvez refuser un cookie à tout moment en adaptant les paramètres de votre navigateur. Indiville peut utiliser des cookies fonctionnels et analytiques.
- Les cookies fonctionnels permettent de vous faciliter la vie sur un site internet ou une plateforme qui est utilisé(e) dans le cadre d’une enquête. Ainsi, vous ne devez pas vous reconnecter à chaque fois, vous retrouvez les termes de recherche et vous n’êtes pas accueilli dans une langue différente à chaque visite. Ces cookies peuvent aussi être utilisés pour éviter que les répondants ne participent plus d’1 fois aux enquêtes ou pour vous permettre d’interrompre une enquête et de la reprendre ultérieurement.
- Les cookies analytiques nous aident à construire notre site internet pour que vous le trouviez convivial. Ils nous permettent de savoir quelles pages vous visitez et pendant combien de temps, sur quels boutons vous cliquez et si vous utilisez le navigateur internet le plus récent pour visiter notre (nos) site(s). nous avons conclu une convention de sous-traitance avec Google Analytics, afin de minimiser l’impact sur la vie privée.
Pour les répondants : Que faisons-nous avec vos données si nous sommes sous-traitant ?
En tant que bureau d’études, nous traitons vos données à caractère personnel lors de l’analyse et de la synthèse de tous les avis dans le cadre d’une étude déterminée. Nous travaillons à la demande de nos donneurs d’ordre dans le cadre d’un objectif spécifique. Souvent, ce sont eux qui nous communiquent vos coordonnées en nous demandant de vous inviter à répondre à une enquête. Pour pouvoir utiliser vos données à caractère personnel et pouvoir vous (faire) inviter à répondre à leurs enquêtes, nos donneurs d’ordre peuvent se baser sur le principe du consentement spécifique ou sur la nécessité du respect de leur intérêt légitime.
Nous utilisons vos données à caractère personnel lors du traitement de vos réponses à des fins statistiques. Par exemple pour déterminer si les jeunes ont un avis différent des séniors, ou pour relever les différences éventuelles entre ceux qui habitent en ville et ceux qui habitent à la campagne. Nous ne collectons pas plus de données que nécessaire pour la finalité de l’étude. Nous ne conservons pas vos données sous forme identifiable plus longtemps que nécessaire pour la réalisation de l’enquête pour chaque donneur d’ordre (maximum 6 mois). Nous ne faisons jamais rapport sur vous en tant qu’individu en utilisant des données identifiables sans votre autorisation explicite. Vos données à caractère personnel ne sont jamais partagées avec des tiers sans votre approbation explicite (par ex. si vous donnez votre accord pour participer à une discussion de groupe). Après livraison de l’étude, outre le rapport d’enquête agrégé, nous fournissons les données brutes anonymisées à nos clients. L’anonymisation des données consiste à supprimer toutes les données susceptibles de permettre votre identification directe ou indirecte en tant que personne. À cet égard, nous prenons également en compte la taille du groupe étudié : si le groupe est trop petit et qu’une traçabilité s’avère possible, nous ne fournissons pas les données brutes.
Lorsque nous vous invitons, au nom d’un donneur d’ordre, à participer à une enquête, et pour autant que ce ne soit pas contraire à l’objectif de celle-ci, nous vous informons sur le but de l’enquête. Si c’est possible, nous vous informons aussi sur le donneur d’ordre de l’enquête. Lorsque l’objectif de l’enquête consiste à mesurer la notoriété, ce n’est toutefois pas possible sans compromettre la qualité de l’étude. Dans ce cas, vous pouvez obtenir le nom de notre donneur d’ordre en nous en faisant simplement la demande. Ainsi, vous avez toujours la possibilité de vérifier auprès de lui s’il pouvait nous communiquer vos données.
La participation aux enquêtes de nos donneurs d’ordre est totalement volontaire. C’est vous qui décidez si vous souhaitez y participer. Le principe de base pour le traitement de vos réponses, sous forme de statistiques, ou si vous le voulez bien, avec vos données à caractère personnel, repose donc dans les deux cas sur votre consentement explicite.
Pour les répondants : Que faisons-nous avec vos données si nous sommes responsable (conjoint) du traitement ?
Dans certains cas exceptionnels, nous sommes conjointement responsable avec d’autres organismes de la collecte des réponses aux enquêtes. Le cas échéant, nous l’indiquons très clairement. Dans ce cas, il est possible que nous soyons amené à partager des données à caractère personnel avec les autres responsables conjoints.
Pour les clients (professionnels) : Que faisons-nous avec vos données ?
Nous traitons vos données à caractère personnel pour nos propres finalités de marketing. Les activités marketing concernées se composent d’e-mails commerciaux et d’information tels que des bulletins d’information, des white papers, des invitations aux événements que nous organisons et des informations sur les produits et services susceptibles de vous intéresser, que nous proposons. Lorsque nous collectons vos données, nous vous demandons votre accord pour les utiliser à cet effet. Nous collectons les données directement auprès de vous, la personne concernée, nous ne les recevons pas de tiers. Vos données sont conservées et utilisées aux fins susmentionnées jusqu’à ce que vous nous signaliez que nous ne pouvons plus les utiliser à cet effet. Pour ce faire, vous pouvez utiliser l’option ‘se désinscrire’ dans les e-mails que nous vous envoyons.
Nous pouvons également traiter vos données à caractère personnel dans le cadre de l’exécution d’un contrat. Si la société qui vous emploie utilise certains de nos produits ou services pour lesquels vous êtes partie prenante, le traitement de vos données à caractère personnel est nécessaire pour nous permettre de fournir les produits ou les services concernés.
Partage de vos données avec d’autres parties
Nous faisons appel à des prestataires de services, des représentants ou des contractants externes pour fournir des services au nom d’Indiville dans le cadre de votre participation à des études, à des enquêtes ou à des projets participatifs émanant de nous-mêmes ou menés à la demande de tiers, en ce compris la mise à disposition du site internet et des services auxquels vous avez accès. Dans le cadre de la fourniture de ces services, ces parties externes sont susceptibles d’avoir accès à vos données à caractère personnel ou de devoir les traiter.
Au moyen d’une convention écrite passée avec ces parties externes, nous exigeons d’elles qu’elles se conforment à l’ensemble de la législation pertinente relative à la protection des données et aux exigences en matière de sécurité de vos données à caractère personnel.
Traitement de vos données dans / en dehors de l’UE
Lorsque nous confions le traitement de vos données à caractère personnel à des (sous-)sous-traitants, nous optons dans la mesure du possible pour des prestataires qui garantissent un traitement de celles-ci au sein de l’UE. Si nous avons quand même recours aux services d’une entreprise américaine par exemple, il faut au moins que celle-ci soit membre actif du Privacy Shield.
Mesures de sécurité
Nous avons pris des mesures techniques et organisationnelles très strictes pour prévenir toute utilisation illégitime des données à caractère personnel. Vos réponses et vos données personnelles sont exclusivement utilisées dans le cadre de nos activités d’enquête et donc pas pour vous vendre ou vous envoyer quelque chose. À l’issue de l’enquête, vos données à caractère personnel sont supprimées dès que possible et au plus tard dans les six mois.
Nos collaborateurs, y compris les intérimaires et les conseillers, signent une déclaration de confidentialité distincte. Nous avons une politique rigoureuse en matière de sécurité de l’information, et nous veillons à son respect.
Malheureusement, aucun échange de données via l’internet ne peut être considéré comme sûr à 100 %. C’est pourquoi, malgré notre souci constant de protéger vos données personnelles, Indiville ne peut pas garantir la sécurité des données que vous nous envoyez via nos produits ou services en ligne. Vous le faites à vos propres risques. Dès que vos données sont en notre possession, nous mettons tout en œuvre pour garantir la sécurité de celles-ci dans nos systèmes.
Délais de conservation
En tant que sous-traitant, nous conservons les données brutes des répondants jusqu’à maximum 6 mois après la livraison du rapport d’enquête à notre client, ou moins si le donneur d’ordre nous en donne l’instruction.
En tant que responsable du traitement des données de contact de nos clients professionnels, nous conservons les données jusqu’à deux ans après que vous ayez fait appel à l’un de nos services. Nous envoyons chaque année un rappel vous signalant que vous êtes repris dans notre fichier clients, afin de tenir les données de contact à jour.
Nous conservons le contrat jusqu’à 5 ans après l’expiration de la convention, en prévision d’éventuels litiges civils. Pour des raisons fiscales, nous conservons l’historique de notre comptabilité pendant 7 ans à partir de la date du dernier paiement dû.
Vos droits à la vie privée
En tant que répondant, vous pouvez introduire une demande concernant vos droits à la vie privée tels que mentionnés dans le RGPD. Nous traitons vos demandes dans un délai maximum de 1 mois.
Vous pouvez faire valoir les droits suivants :
- Droit d’accès
- Droit de rectification
- Droit à l’oubli
- Droit à la limitation du traitement de vos données
- Droit à la portabilité de vos données
- Droit d’opposition
- Droit de retirer votre consentement
Pour ce faire, vous pouvez nous envoyer une demande via privacy@indiville.be. Certaines raisons peuvent nous amener à ne pas pouvoir donner suite à votre requête. Le cas échéant, vous en serez dûment informé.
Introduire une plainte auprès de l’Autorité pour la Protection des Données
Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont nous respectons votre vie privée, vous pouvez aussi introduire une plainte auprès de l’Autorité pour la Protection des Données, via l’adresse http://www.autoriteprotectiondonnees.be
Modifications de la déclaration de vie privée
Nous pouvons modifier notre déclaration de vie privée. Le cas échéant, nous le signalerons sur notre site internet. Si nous envisageons de modifier en profondeur les finalités du traitement, et que ce traitement est basé sur votre consentement, nous vous demanderons d’abord une nouvelle fois votre consentement quant à ces nouvelles finalités. L’ancienne version de notre déclaration de vie privéepeut être consultée ici.
Identité et contact
Pour toute question relative à votre vie privée, vous pouvez nous contacter via l’adresse e-mail privacy@indiville.be. Notre DPO (Data Protection Officer) prendra contact avec vous.
